GovSys - az elektronikus ügyiratkezelés,
ügyintézés eszköze
Az elektronikus ügyintézés a közigazgatási, hatósági ügyek elektronikus úton (informatikai eszközökkel) történő ellátását foglalja magába. Az elektronikus ügyintézés során az egyes eljárási események feldolgozása, tárolása valamely elektronikus berendezés felhasználásával történik. A GovSys integrált önkormányzati rendszer ideális megoldása az elektronikus önkormányzati ügyintézésnek. A GovSys program fejlesztése során a fő szempont az önkormányzati munka maximális támogatása volt úgy, hogy az új jogszabályi környezet szabta feltételek, ne sérüljenek. Ezt a célt szolgálja a korszerű technológia és fejlesztő környezet alkalmazása.
szükséges feltételek
Központi, területi és helyi elektronikus szolgáltató rendszer
Az elektronikus szolgáltató rendszer részét képezi
az elektronikus kormányzati gerinchálózat (EKG), a kormányzati portál (magyarorszag.hu) és az Elektronikus Kormányzati Központ (EKK). A kormányzati portál látja el az "ügyfélkapu"
szerepét, mely a közigazgatási ügyek elektronikus ügyintézéséhez szükséges. A GovSys rendszer kialakításának köszönhetően biztosítja az "ügyfélkapu"-hoz történő csatlakozás
lehetőségét.
Interaktív szolgáltatások
Internetes felület, mely biztosítja, hogy az ügyfél aktív közreműködésével hozzáférjen az egyes letölthető űrlapokhoz, kereső rendszerekhez.
Ez által az ügyfél interaktív módon juthat hozzá az ilyen szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumokhoz.
Internetes ügyfélszolgálat
Feladata az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról történő tájékoztatás megvalósítása, a szolgáltatások használatának lehetővé tétele.
A GovSys teljesíti a jogszabályokban meghatározott módon az elektronikus ügyintézés négy szolgáltatási szintjét
Első szint
Egyszerű információközlés. Statikus weboldalak és közigazgatási portálok megoldásai.
Második szint
Biztosítja a hivatal és az ügyfél közötti online kommunikációt különböző űrlapok és letölthető dokumentumok formájában.
Harmadik szint
Megvalósul az interakció! Az egyes űrlapok nemcsak letölthetőek, hanem elektronikus úton kitölthetőek és a hivatal felé elektronikusan elküldhetők. Ennek a szintnek a biztosításához szükséges az elektronikus ügyiratkezelést megvalósító alkalmazás és az ügyfelek részére az egyedi azonosítást lehetővé tevő digitális aláírás használata. A GovSys rendszer szolgáltatásai között megtalálható, egy paraméterezhető kommunikációs felület, így az elektronikusan kitöltött és elküldött űrlapokat a GovSys rendszer önállóan képes fogadni és további feldolgozásra automatikusan előkészíteni.
Negyedik szint
Ez a tranzakciós szint, melyben az ügyintézés és az üzleti tranzakció teljes mértékben elektronikus úton, az Internet felhasználásával történik. Az ügyintézés ilyen minőségű lebonyolítása esetén a keletkező iratok papír alapon való létezése szükségtelenné válik, kizárólag digitálisan léteznek és eredetiségüket minősített digitális aláírás, illetve hiteles időbélyeg biztosítja. A GovSys e szint elérésekor teljesíti az integrált önkormányzat minden követelményét. Ezáltal a tisztán elektronikus úton kezelt ügyek esetén papírmentessé teszi a hivatalt.
Az elektronikus ügyiratkezelés és ügyintézés megvalósítása nem csupán egy webes szolgáltatás kialakítását (pl. portál) jelenti, hanem az önkormányzat teljes belső munkafolyamatainak korszerűvé tételét is. Az elektronikus ügyiratkezelés legfontosabb feltétele, hogy a hivatalon belül személyekre lebontott, egyértelműen megfogalmazott hatáskörök kialakítására sor kerüljön, mivel ezáltal biztosítható az ügyek rendszerből történő nyomonkövetése.
A munkafolyamatok átszervezése során fontos, hogy kiemelkedő szerepet kapjon az adatok védelmének, biztonságának témaköre.
A GovSys önkormányzati alkalmazás telepítése folyamán ki kell alakítani a szervezeti felépítést tükröző jogosultsági rendszert, mely-hez korszerű és biztonságos felületet áll rendelkezésre.
Tekintve, hogy az ügyfelek önállóan döntenek arról, hogy ügyeik intézéséhez elektronikus közigazgatási szolgáltatást kívánnak-e igénybe venni, az ügyintézési rendszert természetesen, nem lehet és nem is szabad tisztán elektronikus alapúvá átalakítani. A személyes megjelenésen alapuló, hagyományos ügymenet mellett ki kell alakítani az elektronikus ügyitézést támogató folyamatokat. Így a folyamatok vegyes felépítésűek lesznek. Egyes szakaszaik bonyolódhatnak elektronikus úton, az interneten keresztül is.
