GovSys

A központosított közbeszerzés elektronikusan támogatott folyamataiban való részvételhez mind az intézményeknek, mind a szállítóknak regisztrálniuk kell magukat. A szervezet regisztrációját a szervezet első felhasználójának regisztrációjával együtt kell elvégezni. Az első felhasználót a KSZF a szervezet „adminisztrátoraként” tartja számon, vagyis Ő lesz felelős a szervezet adataiban és a szervezethez tartozó többi felhasználó adataiban bekövetkező minden változás kezeléséért. Ez a szerepkör, jogosultság a későbbiek során módosítható. A Portálon történő regisztráció – a regisztráció és az adminisztrátor személyének írásbeli megerősítését követően - a KSZF jóváhagyásával és a felhasználói jelszó regisztrációt kezdeményező e-mail címre való megküldésével zárul le.

A nem regisztrált szervezet látogatója a bal oldali, függőleges menü regisztrációs részének segítségével regisztrálhatja intézményét, illetve cégét. Az Intézményi regisztráció a fejlécből is elérhető.

Az intézményi és a szállítói regisztráció folyamata megegyezik, eltérés a regisztrációs adatok körében és a szállítói adatok ellenőrzésében van.

„Intézményi”- vagy „Szállítói regisztráció” választása után a rendszer ellenőrzés (redundanciák, kettős regisztráció elkerülése) céljából adatokat kér. (Az ellenőrzés során kiderülhet, hogy a látogató szervezete már regisztrált. Ebben az esetben amennyiben a szervezetnek még nincs saját regisztrált felhasználója –adminisztrátora - nem kell újra regisztrálnia, hanem fel kell venni a kapcsolatot a KSZF munkatársával (Általános Információk funkciócsoport, Kapcsolat menü). A saját felhasználóval rendelkező szervezet további felhasználóit, illetve a szervezet adatainak változását a szervezet adminisztrátora kezeli.

Intézményi regisztráció műveletre a rendszer kéri az intézmény adószámát, vagy GLN számát (GS1), vagy KSZF azonosítóját.

A „Keresés” gombra kattintás után a rendszer ellenőrzi, hogy az intézmény regisztrált vagy sem. Amennyiben a megadott adat valamelyike a KSZF adatbázisában már létezik, a rendszer megjeleníti azt, és a regisztráció folytatásának megerősítését kéri a látogatótól. (A regisztráció bizonyos esetekben folytatódhat pl., ha ugyanahhoz az adószámhoz tartozó intézménynek egy másik – a központosított közbeszerzések folyamatában önálló számlacímzettként szereplő – szervezeti egysége kíván regisztrálni.

Ha a megadott adatok alapján nincsen találat, illetve a látogató úgy dönt, hogy a regisztrációt folytatja, akkor az alábbi adatokat kéri a rendszer:

Regisztráló természetes személy (későbbi adminisztrátor) nevének és e-mail címének megadása. A megadott e-mail címre a regisztráció befejezése után a rendszer elküldi a regisztráció írásbeli megerősítését tartalmazó e-mailt. Ha a rendszer a regisztrálóéval azonos e-mail címet talál a KSZF adatbázisában, akkor erre a tényre figyelmezteti a látogatót, és új (a felhasználói adatbázisban egyedi) e-mail címet kér.
A „Mehet” gombra kattintva megjelenik az Intézményi regisztrációs adatlap, mely adatcsoportonként tartalmazza a rögzítendő adatok bevitelére szolgáló mezőket. A kereséskor megadott adatok megjelennek az adatlapon. A további Regisztrációs adatmezők kitöltése az alábbiak szerint történik:
A *-gal jelölt adatok megadása kötelező. Ezen adatok hiányában megkísérelt mentés után a rendszer figyelmeztet erre:

A dátum mezők kitöltése a naptár ikonnal () történik.
Egyes mezők adatait kiválasztással lehet megadni - pl.: Felügyeleti szerv megnevezése - a mező neve melletti „Kiválaszt” gombbal. A művelet hatására megjelenik egy újabb ablak, ahol vagy a keresőmező segítségével, vagy az „Előre” – „Vissza” gombokkal a keresett adat (a rendszerben már korábban rögzített felügyeleti szerv adatai) megtalálhatók. Az adat nevére kattintva a portál beemeli a regisztrációs adatlap adatmezőjébe.
Adatok megadása után a „Mentés” műveletet kell kezdeményezni. A rendszer ellenőrzi a kötelezően kitöltendő adatok meglétét, valamint azt hogy a kitöltött adatok megfelelnek-e a helyes adatformátumnak. Ha rendszer mindent rendben talál, megjeleníti a megerősítő üzenetet, melyet követően a regisztrációt végző felhasználónak, valamint az általa intézményvezetőként megadott felhasználó részére a regisztráció írásbeli megerősítésére felhívó e-mailt küld.