GovSys

Hivatkozva a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletet módosító 258/2005. (XII.7.) Korm. rendelet  I. fejezet  1. § (3) pontjára, mely meghatározza, hogy mely intézmények tartoznak az önként csatlakozó intézmények körébe, kötelesek a portálon ún. igénybejelentést végezni, melyet csak a már regisztrált (adminisztrátorral rendelkező) intézmények tudnak elektronikusan megküldeni. Az önként csatlakozás (igénybejelentés) lépései az elektronikusan regisztrált intézmények esetében a Közbeszerzési Portálon az alábbiak szerint működik.

Bejelentkezés után a bal oldali függőleges menüben elhelyezett „Terv/Igény Kezelés” funkciócsoport alatti „Igények összeállítása” menüpontot kiválasztva az adott negyedévet, melyre az igénybejelentés vonatkozik egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az igények mindig egy keretszerződésre/keret-megállapodásra mutatnak, melyek a kiválasztandó termékeket és azok adatait (azonosító, ár) tartalmazzák. Amennyiben az intézmény nem tudja a keretszerződés/keret-megállapodás azonosítóját, illetve tárgyszavát, akkor a beviteli mezőt üresen hagyva, a „Keres” gombra kattintva az összes szerződés adata megjelenik. A szerződések nagy száma miatt a rendszer laponként jeleníti meg a szerződés tárgya szerint abc sorrendbe állított adatokat, amelyek között az „Előre”, illetve a „Vissza” gombokkal lehet navigálni. Abban az esetben, ha a felhasználó tudja a szerződés azonosítóját, vagy tárgyát, akkor azt beírva a portál az adott szerződésre vezeti az intézményt. Ebben a nézetben a szerződés tárgya és azonosítója látható. A választott szerződés esetén a „Kiválaszt” gombra kattintva az igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg.

Az igénnyel érintett időszak és szerződés kiválasztását követően megjelenik a szerződéhez tartozó termékek listája, melyből a kiválasztott termékeket az igénykosárba kell helyezni. A terméklista szűkítésére a „terméklista szűkítése” beviteli mezőbe írt szó, szótöredék vagy cikkszám megadásával nyílik mód.
Az igényeket részletezettség szempontjából háromféle módon lehet megadni:

Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után a képernyő alján lévő „Igénykosárba helyezés” menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek.

 

Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor a képernyő felső részén megjelenő „Összeg” mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban.

 

A harmadik lehetőség a vegyes igény megadása. Ebben az esetben mind a termékeket tételesen, mind pedig a fennmaradó, nem részletezett „összeg” megadásával az igénykosárba lehet helyezni azokat. Ezután a rendszer újra az igénybejelentés első lépéséhez navigálja vissza a felhasználót.

A baloldali függőleges menü „Terv/Igények kezelése” funkciócsoport alatt elhelyezkedő „Igénykosár kezelése” menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az „összes” érték jelenik meg. A szerződés tárgya mellett egy nyomtató ikon () található, melyre kattintva az igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a részletezett igények összegei (a kiválasztott termékek bruttó értékei felszorozva a darabszámmal) és a nem részletezett igények bruttó összege látható.

Az igény módosítására még ebben a menüpontban van lehetőség. Ez esetben a „módosítás” gombra kattintva változtatni lehet az adatokon (a módosítást az igény összeállításhoz hasonlóan kell végezni). Az adatok kijavítása után az „igény módosítása” gombra klikkelve a rendszer frissíti az adatokat, és a nyomtatható formátum már a javított értékeket mutatja.

A folyamatot az igény jóváhagyásra küldése zárja, melyet a sorhoz tartozó jelölőnégyzet kipipálása után „Küldés jóváhagyásra” gombra kattintva tehet meg a felhasználó.

Figyelem! A jóváhagyásra küldendő igényt a szerződés tárgya menüpont melletti jelölő négyzetre kattintva jelölhetjük ki (pipa megjelenése)!

FONTOS! A kinyomtatott igénybejelentési adatlap hivatalos megküldési módja az igénybejelentére jogosult által aláírt fax! Ezt kérjük a +36 1 441 2322-es fax számra kérjük megküldeni!

Az igénybejelentést a kormányrendeletben szabályozott határidőn belül a KSZF elbírálja és értesíti az igénybejelentőt annak eredményéről. Az adott szerződés vonatkozásában önként csatlakozó intézményt a szállító jóváhagyott igény bemutatása után köteles kiszolgálni.